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Die Bürgervereine in der AKB

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Die Geschäftsordnung für den Vorstand der Arbeitsgemeinschaft Krefelder Bürgervereine

 

(vom 24.03.2010)

 

1. Grundsätzliches 

In dieser Geschäftsordnung wird die Aufgabenverteilung und die Befugnisse des Vorstands der Arbeitsgemeinschaft der Krefelder Bürgervereine, genannt AKB, festgelegt.
Die Geschäftsordnung wird durch die Mitgliederversammlung der AKB beschlossen und kann bei Bedarf durch diese auch geändert werden.
Die Geschäftsordnung ist verbindlich für alle Handlungen des Vorstands.
Abweichungen bedürfen in Ausnahmesituationen der vorherigen Zustimmung der Mitgliederversammlung.
Der zugehörige Organisationsplan zeigt die Struktur des Vorstands mit der Aufgabenverteilung.

 

2. Aufgabenverteilung des Vorstands 

2.1 Erste/r Vorsitzende/r
Die/Der erste Vorsitzende ist für die Einhaltung der Satzung und der Geschäftsordnung verantwortlich.
Sie/Er hat alle Aufgaben und Handlungen, die sich aus der Satzung und der Geschäftsordnung ergeben, zu veranlassen und koordiniert die Arbeit des Vorstands.
Die postalische Anschrift der/des ersten Vorsitzenden ist die Anschrift der AKB.
Sie/Er informiert den/die Geschäftsführer/in und die anderen Vorstandsmitglieder über alle eingehende Schreiben (auch Schreiben per E-Mail).
Er lädt, zusammen mit dem/der Geschäftsführer/in unter Einhaltung der Fristen zu den Mitgliederversammlungen ein.
Sie/Er hat den Vorstand und die AKB-Mitglieder unverzüglich über alle anstehenden Aufgaben und Handlungen zu informieren.
Sie/Er leitet alle Sitzungen und Versammlungen. Bei Verhinderung kann ein anderes Mitglied des Vorstands die Leitung übernehmen.
Sie/Er vertritt die AKB in der Öffentlichkeit, bei Politik, Verwaltung und Institutionen. Bei der Abgabe von Stellungnahmen für die AKB hat sie/er sich nach Möglichkeit im Vorfeld mit dem Vorstand und gegebenenfalls mit den AKB-Mitgliedern abzusprechen.
Beschlüsse der Mitgliederversammlung sind hierbei verbindlich.

2.2 Stellvertretende/r Vorsitzende/r
Die/Der stellvertretende Vorsitzende vertritt die/en erste/n Vorsitzende/n in allen Punkten unter 2.1 bei dessen Abwesenheit oder Verhinderung.
Zusätzlich ist er die Kontaktstelle für Arbeitskreise und informiert den Vorstand über den Sachstand und die Terminsituation.

2.3 Geschäftsführer/in
Der/Die Geschäftsführer/in unterhält die Geschäftsstelle.
Bei Bedarf wird ihr/ihm dafür von der AKB eine angemessene Büroeinrichtung mit Kommunikationseinrichtung zur Verfügung gestellt.
Die entstehenden Kosten für die Beschaffung, den Unterhalt und die Nutzung trägt die AKB.
Die Kosten sind, so weit wie möglich, in Vorfeld zu budgetieren.

Der Internetauftritt der AKB wird von ihr/ihm betreut. Sie/Er verfasst zusammen mit der/dem ersten Vorsitzenden alle Einladungen und verschickt diese zusammen mit allen benötigten Unterlagen.
Sie/Er führt und aktualisiert die Liste der AKB-Mitglieder mit allen relevanten Daten.
Dazu gehört auch die Pflege der Gebietskarte mit den Wirkungsbereichen der einzelnen Mitgliedsvereine.
Änderungen der Gebietsgrenzen oder Neugründungen von Vereinen sind nur in Abstimmung mit den betroffenen Vereinen möglich und in der Gebietskarte zu einzutragen.
Sie/Er archiviert allen Schriftverkehr und alle Dokumente.
Nach Möglichkeit werden alle Dokumente elektronisch gespeichert und regelmäßig auf einem separaten Laufwerk gesichert.
Sie/Er erhält eine Bankvollmacht und vertritt die/den stellvertretenden Geschäftsführer bei der Kassenführung der AKB.

2.4 Stellvertretende/r Geschäftsführer/in
Die/Der stellvertretende Geschäftsführer/in vertritt den/die Geschäftsführer/in in allen Punkten unter 2.3 bei dessen Abwesenheit oder Verhinderung.
Zusätzlich bearbeitet und kontrolliert sie/er alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen und führt die Kasse der AKB. Dazu erhält sie/er eine Bankvollmacht.
Für alle Ausgaben erhält sie/er eine Bedarfsanforderung oder Rechnung die von dem/der ersten Vorsitzenden oder der/dem Stellvertreter unterschrieben ist. Erst danach kann die Ausgabe getätigt werden.
Mit dem Jahresabschluss erstellt sie/er ein Budget, das eine Abrechnung des abgeschlossenen Jahres und einen Ansatz für das neue Jahr dokumentiert.
Das Budget wird der Jahreshauptversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt.
Soweit die Umsetzung der Beschlüsse mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, ist deren Aufteilung auf die AKB oder den einzelnen Mitgliedern festzulegen.
Alle zum Jahresabschluss erstellten Unterlagen sind zu archivieren.
Außergewöhnliche Ausgaben, die nicht im Budget abgedeckt sind, bedürfen der Zustimmung der Mitgliederversammlung.
Sie/Er veranlasst eine jährliche Kassenprüfung und stellt den Prüfern alle Belege für eine satzungsgemäße Prüfung zur Verfügung.
Sie/Er mahnt ausstehende Beiträge der Mitglieder an.

2.5 Schriftführer/in
Der/Die Schriftführer/in erstellt zeitnah alle Ergebnisprotokolle der Versammlungen. Die Protokolle sind vom jeweiligen Versammlungsleiter/in und dem/der Schriftführer/in zu unterschreiben und der Einladung zur nächsten Versammlung zwecks Genehmigung beizufügen.
Die Archivierung übernimmt der/die Geschäftsführer/in.

2.6 Stellvertretende/r Schriftführer/in
Der/Die stellvertretende Schriftführer/in vertritt den/die Schriftführer/in in allen Punkten unter 2.5 bei dessen Abwesenheit oder Verhinderung.

 

 

Die Geschäftsordnung tritt mit Beschluss der Mitgliederversammlung vom 24.03.2010 in Kraft